Privacybeleid

Over dit privacybeleid

Seed2Lead B.V. („Sollit”, „wij”, „ons” of „onze”) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en het respecteren van privacy. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, bijvoorbeeld een naam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres of inloggegevens.

Voor wie dit beleid geldt

Dit beleid geldt voor: bezoekers van sollit.com, potentiële en bestaande klanten van Sollit, op naam geregistreerde platformgebruikers van klantorganisaties, sollicitanten en marketingcontacten die rechtstreeks met Seed2Lead B.V. in contact staan. Het geldt niet voor persoonsgegevens die onze klanten in het Sollit-platform uploaden of beheren om hun eigen eindklanten te bedienen. Die gegevens vallen onder de eigen privacyverklaring van de klant en onze verwerkersovereenkomst (bijlage 1 van onze Algemene Voorwaarden, beschikbaar op https://sollit.com/terms-and-conditions/).

Dit beleid geldt voor Seed2Lead B.V., gevestigd in Nederland (KvK 53991389). Het heeft uitsluitend betrekking op verwerkingen door de Nederlandse entiteit en wordt beheerst door Nederlands recht. Lees dit beleid samen met ons cookiebeleid op https://sollit.com/cookie-policy-sollit/.

1. De rol van Sollit: verwerkingsverantwoordelijke, verwerker en de driepartijenstructuur

Omdat Sollit een B2B-softwareplatform is, vervullen wij afhankelijk van de context verschillende rollen. Dit is belangrijk om te weten wie verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens.

Sollit als verwerkingsverantwoordelijke: Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij persoonsgegevens verwerken voor onze eigen bedrijfsdoeleinden. Denk aan het beheren van onze klantrelaties en contacten, het beheren en verbeteren van onze website, marketing en communicatie, het verwerken van sollicitaties en het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.

Sollit als verwerker: Wanneer onze klanten (bedrijven zoals installateurs van zonnepanelen en klimaatinstallaties) het Sollit-platform gebruiken om gegevens van hun eigen eindklanten, medewerkers of contacten te beheren, treedt Sollit uitsluitend op als verwerker namens die klant. Wij verwerken deze gegevens alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, zoals vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst. De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor het informeren van zijn eigen eindgebruikers over het gebruik van hun gegevens.

De driepartijenstructuur: Sollit werkt binnen een duidelijke driepartijenstructuur: Sollit (platformaanbieder en verwerker), de klant met een abonnement (verwerkingsverantwoordelijke) en de personen van wie de klant persoonsgegevens via het Sollit-platform verwerkt (zoals klanten, leads, contacten of andere betrokken derden). Voor dergelijke door de klant beheerde platformgegevens treedt Sollit uitsluitend op als verwerker en verwerkt zij persoonsgegevens alleen op de gedocumenteerde instructies van de klant onder de toepasselijke verwerkersovereenkomst.

De klant blijft verantwoordelijk voor het informeren van deze personen over het gebruik van hun persoonsgegevens en voor het naleven van alle toepasselijke transparantieverplichtingen uit de AVG. Wanneer een betrokkene een verzoek over door de klant beheerde platformgegevens rechtstreeks bij Sollit indient, verwijst Sollit dit verzoek zonder onnodige vertraging door naar de betreffende klantorganisatie.

Op naam geregistreerde platformgebruikers: individueel geïdentificeerde medewerkers van een klant met een eigen inlogaccount. Sollit verwerkt hun accountgegevens (gebruikersnaam, e-mailadres, rol en inloginformatie) om toegang tot het platform te bieden en te beveiligen. Deze verwerking valt onder dit privacybeleid; Sollit is hiervoor verwerkingsverantwoordelijke.

Groepsstructuur van Sollit: Seed2Lead B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Sollit-groep. De commerciële entiteiten Sollit Germany GmbH (Siemensstraße 31, 47533 Kleve, Duitsland), BV Sollit Belgium (Wolstraat 70, 1000 Brussel, België) en Sollit Spain SL (Calle de Alfonso XII 62, 28014 Madrid, Spanje) opereren onder het merk Sollit in hun eigen markten. Alle verwerkingen worden uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van Seed2Lead B.V. als verwerkingsverantwoordelijke van de groep.

2. Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u via de volgende interacties met Seed2Lead B.V.:

• Het bezoeken of gebruiken van onze website (https://sollit.com)
• Het aanvragen van een demo of het registreren voor een gratis proefperiode
• Het aangaan of beheren van een abonnementsovereenkomst met Sollit
• Het inschrijven voor onze nieuwsbrief of het registreren voor een webinar of evenement
• Contact met ons opnemen per telefoon, e-mail of via onze webformulieren
• Solliciteren op een functie bij ons
• Het elektronisch ondertekenen van een contract of overeenkomst met Sollit

Waar toestemming vereist is – zoals voor bepaalde cookies of directe marketing per e-mail – vragen wij die afzonderlijk en leggen wij die vast.

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen (Sollit als verwerkingsverantwoordelijke)

Dit onderdeel betreft uitsluitend persoonsgegevens die Sollit zelf verzamelt en beheert. Het beschrijft geen gegevens die klanten in het platform uploaden voor hun eigen bedrijfsvoering – die vallen onder de verwerkersovereenkomst.

• A. Identiteits- en contactgegevens: naam, aanhef, e-mailadres, telefoonnummer, functie en taalvoorkeur, verzameld wanneer u rechtstreeks met ons in contact staat.
• B. Bedrijfs- en commerciële gegevens: organisatienaam, post- en factuuradres, sector en gegevens over de commerciële relatie met Sollit.
• C. Account- en inloggegevens: gebruikersnaam, wachtwoord en authenticatiegegevens van op naam geregistreerde platformgebruikers die door hun werkgever toegang hebben gekregen onder een Sollit-abonnement.
• D. Financiële gegevens: betaalgegevens, factuurgegevens, transactiegegevens en factuurhistorie met betrekking tot de eigen klantcontracten van Sollit.
• E. Contract- en overeenkomstgegevens: ondertekende overeenkomsten, identiteit van de ondertekenaar, tijdstempels en bijbehorende metadata, verzameld wanneer Sollit diensten voor elektronische ondertekening gebruikt voor haar eigen commerciële contracten met klanten en leveranciers. Dit betreft overeenkomsten waarbij Sollit zelf partij is, niet de e-handtekeningfunctie in het platform die klanten voor hun eigen klanten gebruiken.
• F. Gebruiks- en technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina’s, sessieduur en analysegegevens, verzameld wanneer u onze website bezoekt.
• G. Wervingsgegevens: cv’s, motivatiebrieven, gespreksnotities en aannamebeslissingen wanneer u solliciteert bij Sollit.
• H. Cookie- en trackinggegevens: gegevens die via cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld wanneer u onze website bezoekt. Alle details staan in ons cookiebeleid op https://sollit.com/cookie-policy-sollit/.
• I. Marketinginteractiegegevens: registraties van verzonden, geopende, aangeklikte of beantwoorde marketingcommunicatie; registraties voor evenementen of webinars; en registraties van direct contact met Sollit zoals e-mails, telefoongesprekken, webchats en gespreksnotities uit sales- of marketingcontacten.

Wij verzamelen niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of gegevens over ras of etnische afkomst). Verstrek ons dergelijke gegevens niet, tenzij wij daar uitdrukkelijk om hebben gevraagd.

4. Waarom wij uw gegevens verwerken – doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De tabel hieronder geeft onze belangrijkste verwerkingen en de grondslag onder de AVG waarop wij ons beroepen.

Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij de gevolgen voor betrokkenen afgewogen en zijn wij van oordeel dat onze belangen niet zwaarder wegen dan uw privacyrechten. Heeft u vragen over de grondslag van een specifieke verwerking, neem dan contact op via security@sollit.com.

4.1 Toestemming intrekken

Waar onze verwerking op uw toestemming is gebaseerd, kunt u die op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast. Hoe u dat doet, hangt af van de context:

• Cookies en websitetracking: pas uw browserinstellingen aan om cookies te blokkeren of te verwijderen, of wijzig uw voorkeuren rechtstreeks via de privacy-instellingen van uw browser.
• Marketing-e-mails en nieuwsbrieven: klik op de afmeldlink in een marketing-e-mail of stuur een schriftelijk verzoek naar security@sollit.com.
• Sollicitatiegegevens: neem contact op via security@sollit.com om uw toestemming voor het langer bewaren van uw wervingsgegevens in te trekken.
• Platformgegevens (verwerkerscontext): verzoeken over toestemming of rechten met betrekking tot gegevens die namens een klant in het Sollit-platform staan, moeten aan die klantorganisatie worden gericht. Sollit kan deze verzoeken niet eenzijdig afhandelen.

5. Gegevens in het Sollit-platform – rol als verwerker

Wanneer klanten het Sollit-platform gebruiken om hun eigen bedrijfsgegevens op te slaan en te beheren, treedt Sollit op als verwerker onder de voorwaarden van onze verwerkersovereenkomst (bijlage 1 van onze Algemene Voorwaarden). Denkt u dat uw gegevens door een van onze klanten in het Sollit-platform zijn ingevoerd, richt uw privacyvragen of verzoeken dan aan die klantorganisatie.

6. Externe dienstverleners

Wij maken gebruik van betrouwbare externe dienstverleners ter ondersteuning van onze activiteiten. Wij onderscheiden twee categorieën: subverwerkers voor de platforminfrastructuur (opgenomen in bijlage 2 van onze verwerkersovereenkomst, waar klantgegevens naartoe kunnen gaan) en dienstverleners aan de kant van de verwerkingsverantwoordelijke (voor de eigen bedrijfsvoering van Sollit). Alle dienstverleners die persoonsgegevens verwerken, zijn gebonden aan verwerkersovereenkomsten.

Subverwerkers platforminfrastructuur (bijlage 2 verwerkersovereenkomst)

Deze dienstverleners zijn formeel opgenomen in de verwerkersovereenkomst en kunnen namens Sollit klantgegevens verwerken:

• Oxilion Enterprise B.V. (M.H. Tromplaan 52, Enschede, Nederland) – primaire cloudhosting en infrastructuur. Waarborg: AVG-conforme verwerkersovereenkomst, gegevens opgeslagen in Nederland.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg, met Nederlandse vestiging aan Mr. Treublaan 7, Amsterdam, KvK 68579780) – cloudhosting en infrastructuur. Waarborg: standaardcontractbepalingen.
• Snowflake Inc. (VS) / Snowflake Computing Netherlands B.V. (Gustav Mahlerlaan 300-314, Amsterdam) – clouddataplatform en analyse-infrastructuur. Waarborg: standaardcontractbepalingen.
• DBT Labs (915 Spring Garden St, Philadelphia, PA, VS) – datatransformatie. Waarborg: standaardcontractbepalingen.

De volledige en actuele lijst van subverwerkers (bijlage 2 verwerkersovereenkomst) is op verzoek beschikbaar via security@sollit.com. Sollit informeert klanten vooraf over voorgenomen wijzigingen in subverwerkers, zoals vereist onder de verwerkersovereenkomst.

Dienstverleners aan de kant van de verwerkingsverantwoordelijke

Deze dienstverleners ondersteunen de eigen bedrijfsvoering van Sollit en verwerken gegevens waarvoor Sollit verwerkingsverantwoordelijke is:

• HubSpot (HubSpot Inc., VS) – CRM en salespipelinebeheer. Waarborg: standaardcontractbepalingen.
• Google Analytics (Google LLC, VS) – websiteanalyse. Waarborg: standaardcontractbepalingen.
• Amplitude (Amplitude Inc., VS) – productanalyse en gebruikersgedrag. Waarborg: standaardcontractbepalingen.
• Intercom (Intercom R&D, Ierland) – klantcommunicatie en in-app-berichten. Waarborg: AVG-conforme verwerkersovereenkomst.
• Nmbrs (Visma Nmbrs B.V., Amsterdam, Nederland) – HR- en salarisverwerking voor medewerkers van Sollit. Verwerkt medewerkersgegevens van Sollit onder eigen voorwaarden en privacyverklaring.

De volledige en actuele lijst van deze dienstverleners is op verzoek beschikbaar via security@sollit.com. Sollit informeert klanten vooraf over voorgenomen wijzigingen van dienstverleners, zoals vereist onder de verwerkersovereenkomst.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden in dit beleid, of zolang de wet of onze contractuele verplichtingen dat vereisen.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting langer bewaren vereist. Wordt eerder om verwijdering verzocht en geldt geen zwaarderwegende wettelijke verplichting, dan voeren wij dit zonder onnodige vertraging uit.

8. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen ze delen in de volgende situaties:

• Dienstverleners: hosting-, analyse-, communicatie- en supportdienstverleners die onder verwerkersovereenkomsten werken (zie onderdeel 6).
• Wettelijke en toezichthoudende instanties: waar de wet, een rechterlijk bevel of een toezichtverplichting dat vereist. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan opsporingsinstanties tenzij wettelijk verplicht, en informeren de betreffende klant waar de wet dat toestaat.
• Bedrijfsoverdrachten: bij een fusie, overname of verkoop van activa kunnen persoonsgegevens als onderdeel van die transactie worden overgedragen, onder gelijkwaardige verplichtingen voor gegevensbescherming.
• Met uw toestemming: wanneer u uitdrukkelijk met een bepaalde vorm van delen heeft ingestemd.

Alle derden die persoonsgegevens van ons ontvangen, zijn verplicht deze in overeenstemming met de AVG te behandelen. Bij doorgifte buiten de EER zijn passende waarborgen getroffen (zie onderdeel 10).

9. Cookies en analyse

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken op onze website. Dit omvat strikt noodzakelijke cookies (waarvoor geen toestemming nodig is), functionele cookies, analytische cookies en marketing- of trackingcookies (de laatste twee worden pas geactiveerd nadat u via de website toestemming heeft gegeven).

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment bekijken, wijzigen of intrekken via de privacy- of cookie-instellingen van uw browser. Alle details over de cookies die wij gebruiken, hun doel, bewaartermijn en het beheren van uw voorkeuren vindt u in ons cookiebeleid op https://sollit.com/cookie-policy-sollit/.

10. Internationale doorgifte van gegevens

Sommige van onze externe dienstverleners zijn gevestigd buiten de EU/EER (waaronder de VS), waardoor uw persoonsgegevens internationaal kunnen worden doorgegeven. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder:

• Door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s)
• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie

Deze waarborgen zorgen ervoor dat het beschermingsniveau van de AVG behouden blijft bij elke doorgifte buiten de EER. Heeft u een vraag over een specifieke doorgifte, neem dan contact op via security@sollit.com.

11. Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot persoonsgegevens waarvoor Sollit verwerkingsverantwoordelijke is. Deze rechten gelden niet voor gegevens die namens onze klanten in het platform staan; neem daarvoor rechtstreeks contact op met de betreffende klantorganisatie.

• Recht op inzage – om te vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en daarvan een kopie te ontvangen.
• Recht op rectificatie – om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering („recht op vergetelheid”) – om in bepaalde situaties verwijdering van uw gegevens te vragen.
• Recht op beperking van de verwerking – om te vragen dat wij het gebruik van uw gegevens tijdelijk beperken.
• Recht van bezwaar – om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang; wij moeten dan stoppen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen.
• Recht van bezwaar tegen directe marketing – om op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketing. Dit recht is onvoorwaardelijk: er is geen motivering nodig en wij moeten direct stoppen na ontvangst van uw bezwaar.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens – om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (zoals CSV), of deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke waar dat technisch mogelijk is.
• Recht om toestemming in te trekken – waar verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast (zie onderdeel 4.1).
• Recht om een klacht in te dienen – bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
• Betrokkenen in andere EU-lidstaten kunnen ook een klacht indienen bij hun lokale toezichthouder – waaronder de Bundesdatenschutzbehörde (BfDI) in Duitsland, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België en de Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) in Spanje.

Verzoeken worden kosteloos behandeld en binnen 4 weken na ontvangst beantwoord. Bij een complex verzoek kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij informeren u daarover. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding vragen of weigeren gevolg te geven, overeenkomstig artikel 12 AVG. Wij kunnen uw identiteit verifiëren voordat wij een verzoek uitvoeren.

11.1 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Sollit neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten, waaronder profilering, met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen voor personen zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Alle belangrijke besluiten die u raken, worden door een mens beoordeeld.

12. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Onze maatregelen omvatten:

• Versleuteling van gegevens tijdens transport
• Versleuteling van opgeslagen gegevens waar van toepassing
• Toegangscontrole op basis van het least-privilegeprincipe en rolgebaseerde rechten
• Beveiligingsmonitoring, kwetsbaarhedenbeheer en periodieke beveiligingsbeoordelingen
• Geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsbewustzijnstraining voor medewerkers
• Procedures voor incidentrespons en het melden van datalekken

Sollit is ISO 27001-gecertificeerd, onafhankelijk gecertificeerd door TÜV Rheinland, wat onze inzet voor informatiebeveiliging onderstreept. Details vindt u op https://sollit.com/iso27001/.

Hoewel wij hoge normen hanteren, kan geen enkele gegevensoverdracht via internet 100% veilig worden gegarandeerd. U bent zelf verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van uw inloggegevens en mag deze niet met derden delen.

12.1 Melding van datalekken

Bij een datalek dat waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden oplevert, informeert Sollit de betrokkenen zonder onnodige vertraging, overeenkomstig artikel 34 AVG. Wij melden een meldplichtig datalek ook binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals vereist onder artikel 33 AVG.

13. Wijzigingen van dit beleid

Wij herzien dit privacybeleid regelmatig zodat het aansluit op de actuele wettelijke eisen en onze bedrijfsvoering. De meest recente versie staat altijd op https://sollit.com/privacy-policy/. De versiedatum staat in de kop van dat document.

Bij ingrijpende wijzigingen of wanneer hernieuwde toestemming nodig is, informeren wij u per e-mail of via een duidelijke melding op onze website.

14. Contact en toepasselijk recht

Voor vragen of opmerkingen over dit privacybeleid, of om uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen:

• Bedrijf: Seed2Lead B.V. (Sollit)
• Adres: Westerlaan 105, 8011 CA Zwolle, Nederland
• Kamer van Koophandel (KvK): 53991389
• Telefoon: +31 38 425 0900
• Algemeen e-mailadres: info@sollit.com
• Privacy- en beveiligingsvragen: security@sollit.com
• Website: https://sollit.com
• Algemene Voorwaarden (incl. verwerkersovereenkomst): https://sollit.com/terms-and-conditions/

Op dit privacybeleid en alle geschillen die daaruit voortvloeien is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Overijssel, locatie Zwolle, overeenkomstig artikel 13 van onze Algemene Voorwaarden.

Voor klachten kunt u zich ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.